Les Fondateurs:
Ce sont eux qui ont fait revivre Poudlard-Collegium en décidant de créer ce forum.
Le modérateur:
Il est responsable de la section qu'il modère. C'est à lui de faire en sorte que la section reste propre (pas de sujets qui partent dans tous les sens, indiquer les sujet obsolètes, etc). C'est à lui aussi de faire vivre sa section lorsque c'est une section qui le nécessite. Par rapport au forum en général, le modérateur peut faire office de 'gendarme' dans le sens où il peut, par MP, rappeler aux membres qui ne les respecteraient pas, les règles du forum ou leur signaler les messages qu'ils devraient modifier etc. Ils ne peuvent pas sanctionner les membres mais lorsque ceux-ci n'écoutent pas leurs conseils, ils peuvent en faire part aux administrateurs qui prendront alors le relais.
L'administrateur:
Il a accès au panneau d'administration du forum et sont modérateurs de toutes les sections. Ils sont ceux qui prennent les décisions générales pour le forum et les mette en application. Ils ont le pouvoir de sanctionner ceux qui iraient trop loin ou au contraire de les féliciter par des postes de modérateurs par exemple. Chaque administrateur a, par ailleurs ses propres fonctions expliquée dans la liste ci-dessous.